Tips and tricks from Outlook experts.
ή πώς να χειρίζομαι το Outlook σαν επαγγελματίας.
Φάκελοι για τη διαχείριση των εισερχομένων (inbox)
Τόσο τα εταιρικά όσο και τα προσωπικά e-mail γεμίζουν με εισερχόμενα που δεν προλαβαίνουμε καν να κοιτάξουμε. Είναι χρήσιμο να δημιουργήσουμε φακέλους για να τακτοποιούμε τα εισερχόμενα π.χ.: Λογιστήριο, προμηθευτές, συναντήσεις, εκδρομή στη Σκωτία, αποδείξεις ταξιδίων, φορολογικά.
Επιπλέον στο outlook έχουμε την πανίσχυρη σημαία follow up και πολλά χρώματα για να δημιουργήσουμε κατηγορίες και να ξεχωρίζουμε τα e-mail.
Μπορούμε να θέσουμε κανόνες στα e-mail μας. Μερικοί θέλουμε να κοιτάμε τα e-mail και να ταξινομούμε ανάλογα, άλλοι προτιμούν να τακτοποιούνται αυτόματα χρησιμοποιώντας τους κανόνες rules.
Ανάκληση email. Μπορεί να χρειαστεί να ανακαλέσουμε ένα μήνυμα αρκεί ο παραλήπτης να είναι στο outlook (όχι σε εξωτερικό πάροχο, gmail) και να μην έχει ακόμη ανοίξει το μήνυμα.
Κανονικά όταν πατάμε το send είμαστε σίγουροι για το περιεχόμενο του μηνύματος τους παραλήπτες και τα συνημμένα. Αν πάλι φοβόμαστε ότι κάτι είναι λάθος, μπορούμε να δώσουμε στον εαυτό μας περισσότερο χρόνο να ελέγξει το email, μπορούμε να ορίσουμε μεταγενέστερο χρόνο αποστολής του μηνύματος, καθυστερημένη αποστολή του μηνύματος.
Ενημέρωση απουσίας. Όταν λείπουμε σε άδεια ή δεν μπορούμε να απαντήσουμε σε email και πρέπει να δρομολογήσουμε τα μηνύματα σε συναδέλφους χρησιμοποιούμε την ενημέρωση απουσίας.
Καθαρισμός. Από το outlook 2010 και μετά μπορούμε να καθαρίσουμε τα email ουσιαστικά συγκεντρώνοντας όλα τα σχετικά μηνύματα ενός thread νήματος μαζί.
Πρότυπα μηνύματα templates.
Είναι πολύ εύκολο και πολύ ασφαλές, κερδίζουμε πολύ χρόνο, αν φτιάξουμε τα δικά μας πρότυπα μηνύματα για τις πιο συχνές περιπτώσεις: προσκλήσεις, απαντήσεις, προωθήσεις. Ουσιαστικά είναι ένα πανέτοιμο μήνυμα με τα συνημμένα του, την υπογραφή, το κείμενο, συμπληρώνουμε μόνο τα στοιχαία που αλλάζουν και τα ονόματα.
Γρήγορα κομμάτια quick parts.
Εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο για λέξεις, προτάσεις, ή ολόκληρες παραγράφους που επαναλαμβάνονται συχνά. Σταματάτε το γράψιμο, απλώς πατάτε το κατάλληλο πακέτο κειμένου (που έχετε δημιουργήσει νωρίτερα).
Ομάδες παραληπτών. Δημιουργήστε ομάδες παραληπτών ώστε με ένα κλικ να εισάγετε όλους τους παραλήπτες σε μηνύματα που επαναλαμβάνονται.
Χρησιμοποιήστε το outlook calendar για να οργανώσετε πανεύκολα ραντεβού, συναντήσεις, εργασίες, tasks, to do και πολλά άλλα.
Filter email μπορούμε να φιλτράρουμε την αναζήτηση μηνυμάτων
Search folder μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα φάκελο αναζήτησης με συγκεκριμένες παραμέτρους αναζήτησης
Junk, blacklist, ignore μπορούμε να ορίσουμε αυτοματοποιημένους κανόνες για τα εισερχόμενα: αν θέλουμε να πηγαίνουν κατευθείαν στα σκουπίδια, να παραβλέπονται ή ακόμη και να μπλοκάρουμε τον αποστολέα.
Group messages: View as conversations εξοικονομεί χώρο στην οθόνη και κάνει τη λίστα μηνυμάτων πιο ευανάγνωστη, ουσιαστικά ταξινομεί όλα τα μηνύματα ενός νήματος (thread) μαζί με το πιο πρόσφατο.
Quick Steps Διεργασίες που επαναλαμβάνονται συχνά. Ορίζετε μια σειρά από εργασίες (π.χ red flag + move to "important" + categorize blue) και εκτελούνται όλες μαζί με ένα κουμπί.
Οι χρησιμότερες ρυθμίσεις του Outlook με μια ματιά.
(χρειάζομαι επιπλέον διάβασμα - προσεχώς)
Keyboard shortcuts for Outlook η πλήρης λίστα εδώ
τα συνηθέστερα εδω
Ασφάλεια: καθώς το e-mail μας είναι το συνηθέστερο σημείο εφόδου, πρέπει να είμαστε πολύ προσεκτικοί στα εξής σημεία
και να χρησιμοποιούμε τα εξής εργαλεία
μπλοκαρισμένα συνημμένα
ειδοποιήσεις ασφαλείας (security alerts)
Sensitivity list, select Normal, Personal, Private, or Confidential
Permissions
digital signature
Junk E-mail protection level
Υπάρχουν πιστοποιήσεις της Microsoft για τα διάφορα προϊόντα της και βεβαίως υπάρχει πιστοποίηση Outlook.
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου